这些情形下，发票备注栏需填写！少填一项可能作废
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职场陪伴在发票管理中，备注栏常常被忽视，不少人认为 “只要发票金额、税率正确就行”。但实际上，根据税收政策规定，特定业务场景下的发票备注栏必须按要求填写，否则可能导致发票 “不合规”，进而影响报销入账、增值税抵扣甚至企业所得税税前扣除。本文梳理了 10 类必须填写备注栏的业务情形，附政策依据和填写示例，帮你精准规避风险。
一、运输服务：备注栏需注明 “起运地、到达地、车种车号、运输货物信息”
政策依据
《国家税务总局关于停止使用货物运输业增值税专用发票有关问题的公告》(国家税务总局公告 2015 年第 99 号)规定：增值税一般纳税人提供货物运输服务，使用增值税专用发票和增值税普通发票，开具发票时应将起运地、到达地、车种车号以及运输货物信息等内容填写在发票备注栏中，如内容较多可另附清单。
填写示例
正确备注：起运地：北京朝阳区;到达地：上海浦东新区;车种车号：京 A12345(重型半挂牵引车);运输货物：电子设备一批
常见错误：仅写 “货物运输”“北京至上海”，未注明车种车号或货物信息。
风险提示
运输服务发票备注不完整，购买方取得后无法作为有效抵扣凭证，也可能被税务机关认定为 “不合规发票”，影响企业所得税税前扣除。
二、建筑服务：备注栏必须注明 “建筑服务发生地县(市、区)名称及项目名称”
政策依据
《国家税务总局关于全面推开营业税改征增值税试点有关税收征收管理事项的公告》(国家税务总局公告 2016 年第 23 号)规定：提供建筑服务，纳税人自行开具或者税务机关代开增值税发票时，应在发票的备注栏注明建筑服务发生地县(市、区)名称及项目名称。
填写示例
正确备注：建筑服务发生地：广东省深圳市南山区;项目名称：XX 商业中心办公楼建设项目
常见错误：漏填 “县(市、区)”(如仅写 “深圳市”)、项目名称与合同不一致(如 “XX 项目” 简写为 “XX 工地”)。
特殊说明
无论是总包、分包还是劳务派遣服务(针对建筑项目)，只要属于建筑服务范畴，发票备注栏均需按此要求填写。税务机关代开的建筑服务发票，备注栏未注明相关信息的，企业需退回重开。
三、不动产销售 / 租赁：备注栏需注明 “不动产的详细地址”
政策依据
国家税务总局公告 2016 年第 23 号明确：
销售不动产，发票备注栏应注明不动产的详细地址;
出租不动产，发票备注栏应注明不动产的详细地址。
填写示例
销售不动产正确备注：不动产详细地址：江苏省南京市玄武区中山路 100 号 XX 小区 3 栋 201 室
出租不动产正确备注：不动产详细地址：浙江省杭州市西湖区龙井路 5 号 XX 写字楼 15 层 1502 室
常见错误：仅写 “XX 小区”“XX 写字楼”，未注明具体门牌号;地址与不动产登记证不一致。
风险提示
不动产相关发票备注地址不详细，可能导致购买方(承租方)无法抵扣增值税，同时影响不动产进项税额分期抵扣(如有)的合规性。
四、差额征税：备注栏自动显示 “差额征税” 字样
政策依据
《国家税务总局关于全面推开营业税改征增值税试点有关税收征收管理事项的公告》(国家税务总局公告 2016 年第 23 号)规定：按照现行政策规定适用差额征税办法缴纳增值税，且不得全额开具增值税发票的(如劳务派遣、人力资源外包、旅游服务等)，纳税人自行开具或者税务机关代开增值税发票时，通过新系统中差额征税开票功能，录入含税销售额(或含税评估额)和扣除额，系统自动计算税额和不含税金额，备注栏自动打印 **“差额征税”** 字样。
填写示例
劳务派遣服务发票：系统自动备注 **“差额征税”**，无需手动填写其他内容(扣除项目信息可附清单)。
常见错误：未使用差额征税开票功能，手动在备注栏填写 “差额征税”，导致发票信息与系统数据不符。
特殊说明
差额征税发票备注栏的 “差额征税” 字样由系统自动生成，手动填写无效;若可全额开具发票(如金融商品转让)，则无需备注。
五、货物运输业小规模纳税人代开专票：备注栏需注明 “代开” 及相关信息
政策依据
《国家税务总局关于货物运输业小规模纳税人申请代开增值税专用发票管理办法》(国家税务总局公告 2017 年第 55 号)规定：货物运输业小规模纳税人在境内提供货物运输服务，需要开具增值税专用发票的，可向税务机关申请代开，代开时应在备注栏注明 **“代开”** 字样以及承运人名称、纳税人识别号、起运地、到达地、车种车号、运输货物信息等内容，内容较多可另附清单。
填写示例
正确备注：代开;承运人：XX 运输有限公司(91110105XXXXXXXXX);起运地：天津港;到达地：广州港;车种车号：津 B67890;运输货物：钢材
区别于一般纳税人：除 “代开” 字样外，其他信息要求与一般纳税人货物运输服务一致。
六、保险机构代收车船税：备注栏需注明车船税相关信息
政策依据
《国家税务总局关于保险机构代收车船税开具增值税发票问题的公告》(国家税务总局公告 2016 年第 51 号)规定：保险机构作为车船税扣缴义务人，在代收车船税并开具增值税发票时，应在增值税发票备注栏中注明代收车船税税款信息，具体包括：保险单号、税款所属期(详细至月)、代收车船税金额、滞纳金金额、金额合计等。
填写示例
正确备注：保险单号：PDAA20251101XXXX;税款所属期：2025-01 至 2025-12;代收车船税：360 元;滞纳金：0 元;金额合计：360 元
常见错误：漏填 “税款所属期” 或 “保险单号”，导致企业无法凭发票作为车船税完税凭证。
特殊说明
纳税人凭保险机构开具的备注栏注明车船税信息的增值税发票，可作为缴纳车船税的会计核算原始凭证，无需再单独开具完税凭证。
七、铁路运输服务：备注栏需注明 “受托代征” 及印花税信息(如有)
政策依据
《国家税务总局关于铁路运输和邮政业营业税改征增值税发票及税控系统使用问题的公告》(国家税务总局公告 2013 年第 76 号)规定：中国铁路总公司及其所属运输企业(含分支机构)提供货物运输服务，可自 2014 年 1 月 1 日起使用增值税专用发票和增值税普通发票，所开具的铁路货票、运费杂费收据可作为发票清单使用。同时，若铁路运输企业受托代征印花税，需在备注栏注明 **“受托代征印花税 XX 元”**。
填写示例
正确备注：受托代征印花税：5 元;铁路货票号：T202509XXXX
特殊场景：火车票电子发票(2025 年 10 月 1 日起全面推行)虽属于铁路运输服务范畴，但目前政策未要求额外备注，仅需确保发票信息与乘车记录一致即可。
政策来源于：北京税务公众号
说明：因政策不断变化，以上会计实操相关内容仅供参考，如有异议请以官方更新内容为准。
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