需要临时使用发票的单位和个人如何使用发票？
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职场陪伴在经济活动中，时常会出现单位或个人临时需要发票的情况。无论是偶尔销售一批货物，还是临时提供一项服务，合规获取发票是保障交易合法性、明晰财务收支的关键环节。那么，对于这类临时需求，该如何正确使用发票呢?下面将为您详细介绍相关流程与要点。
一、明确适用情形
通常而言，当单位或个人并非长期、持续开展经营业务，只是在特定的、一次性或短期的交易场景下，有开具或取得发票的需求时，就属于临时使用发票的范畴。比如，个人将自有闲置物品转卖给他人、单位临时承接一项非主营业务的小型劳务项目等情况，都可能涉及临时发票的使用。
二、申请代开发票的渠道与流程
(一)经营地税务机关申请
根据《中华人民共和国发票管理办法》第十六条规定，需要临时使用发票的单位和个人，可以凭购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动的书面证明、经办人身份证明，直接向经营地税务机关申请代开发票。这是最常见的途径，具体步骤如下：
准备材料：
书面证明材料：这是关键资料，需详细反映经营活动的实质内容。若为销售商品，应提供包含商品名称、数量、单价、金额、买卖双方信息等要素的购销合同、订单或相关协议;若提供服务，则需有服务内容、服务期限、费用结算方式等明确条款的服务协议。若确实无法提供规范合同协议，也可提供能证实业务真实性的其他书面凭证，如交易双方往来的邮件、聊天记录截图(需完整显示交易关键信息)，或由购买方出具的带有公章或签字的购货证明、服务确认书等。
经办人身份证明：提供经办人本人的有效身份证件原件及复印件，复印件需清晰可辨，且由经办人签字注明 “与原件一致”。若经办人非单位法定代表人或个人本人，还需提供由单位或个人出具的授权委托书，明确委托事项、权限及期限等内容。
前往税务机关办理：携带上述材料前往经营地对应的税务机关办税服务厅，取号排队后，向窗口工作人员说明申请代开发票事宜，并提交材料。工作人员会对材料进行审核，重点核查业务真实性以及材料完整性。若材料存在问题，如合同关键信息缺失、身份证明不符合要求等，工作人员会当场告知需补充或更正的内容，申请人需及时完善后重新提交。
缴纳税款(如有)：依照税收法律、行政法规规定应当缴纳税款的，税务机关会先征收税款，再开具发票。例如，个人临时提供劳务代开发票，可能涉及增值税、个人所得税等税种;单位销售货物代开发票，可能涉及增值税及相关附加税费。具体应纳税种及税率根据业务性质和相关税收政策确定。税务机关会根据审核通过的业务金额计算应纳税款，并提供多种便捷的缴纳方式，如刷卡、扫码支付、银行转账等。申请人完成税款缴纳后，税务机关会出具完税凭证。
领取发票：税款缴纳完毕，税务机关会根据申请内容开具发票。发票内容会严格按照业务实际情况填写，包括销售方(即申请代开方)、购买方信息，商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等关键要素，确保发票信息与业务实质完全一致。申请人核对发票内容无误后，签字领取发票。
(二)委托代开机构申请
税务机关根据发票管理的需要，可以按照国务院税务主管部门的规定委托其他单位代开发票。目前，部分地区会委托邮政网点、政务服务中心的第三方服务机构等开展委托代开业务。通过委托代开机构申请的流程与税务机关类似，但需注意其受理业务范围和办理时间可能存在一定限制：
确认委托代开机构：可通过当地税务机关官方网站、办税服务厅公告或拨打 12366 纳税服务热线等渠道，查询所在地区有哪些合法的委托代开机构以及其具体地址和联系方式。
提交申请材料：与向税务机关申请一致，需携带购销商品、提供或者接受服务等经营活动的书面证明以及经办人身份证明前往委托代开机构。部分委托代开机构可能还要求额外提供一些辅助材料，如申请代开单位的营业执照复印件(针对单位申请)等，务必提前了解清楚并准备齐全。
审核与开票：委托代开机构工作人员同样会对材料进行审核，审核通过后，按照税务机关规定的流程和要求开具发票。对于需要缴纳税款的业务，委托代开机构会代税务机关征收税款，并开具相应的完税凭证。申请人需仔细核对发票及完税凭证信息，确认无误后领取。
三、特殊情况处理 —— 跨区域经营
(一)跨省级区域经营
临时到本省、自治区、直辖市以外从事经营活动的单位或者个人，应当凭所在地税务机关的证明，向经营地税务机关领用经营地的发票。具体操作如下：
开具所在地税务机关证明：出发前往异地经营前，申请人需持相关资料前往所在地主管税务机关申请开具《外出经营活动税收管理证明》(部分地区已实现电子《外管证》，通过电子税务局即可申请开具)。所需资料一般包括税务登记证件(“多证合一” 纳税人提供加载统一社会信用代码的营业执照)、外出经营合同原件及复印件等。税务机关审核通过后，出具证明，并在系统中进行相关备案登记。
前往经营地税务机关办理：到达经营地后，携带《外出经营活动税收管理证明》、经办人身份证明以及经营活动相关书面证明(如合同等)，向经营地税务机关报验登记，并申请领用发票。经营地税务机关会根据实际情况，确定领用发票的种类、数量以及领用方式。同时，可能会要求申请人提供保证人或者根据所领购发票的票面限额以及数量交纳不超过 1 万元的保证金，并限期缴销发票。在经营活动结束后，需及时向经营地税务机关办理发票缴销手续，并进行经营地税款清算，然后回所在地税务机关办理《外出经营活动税收管理证明》核销手续。
(二)省内跨市、县经营
临时在本省、自治区、直辖市以内跨市、县从事经营活动领用发票的办法，由省、自治区、直辖市税务机关规定。不同省份规定存在差异，部分地区允许直接在经营地税务机关按照临时经营申请代开发票，流程与在本地经营地申请类似;部分地区则要求通过电子税务局等线上平台进行跨区域涉税事项报告，经两地税务机关信息交互确认后，在经营地领用发票。例如，在某些省份，纳税人可登录本省电子税务局，进入 “跨区域涉税事项报告” 模块，填写相关经营信息，提交申请后，系统自动将信息传递至经营地税务机关。待经营地税务机关审核通过，纳税人即可在经营地办理发票领用等涉税事宜。在办理过程中，务必关注本省税务机关发布的具体规定和操作指南，以免因流程错误影响发票获取。
政策来源于：天津税务公众号
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